Política de privacidade

Esta política descreve como o Custteio, produto operado por LPL Soluções Digitais Ltda, CNPJ 67.973.401/0001-07, trata dados pessoais no contexto do serviço de captura e controle de despesas por WhatsApp. As demais condições comerciais constam na proposta e no contrato firmado com cada empresa contratante.

1. Papel do Custteio no tratamento

Em relação aos documentos de despesa e aos dados pessoais dos colaboradores da empresa contratante enviados pelo WhatsApp (foto da nota, dados extraídos, identificador do remetente), o Custteio atua como operador, nos termos do art. 5º, VII, da LGPD: trata os dados seguindo instruções e finalidades definidas pela empresa contratante, que figura como controladora desses dados perante seus próprios colaboradores. Já em relação aos dados de quem contrata ou demonstra interesse no Custteio diretamente (visitante do site, lead, usuário administrativo cadastrado pelo próprio Custteio), o Custteio atua como controlador.

2. Quais dados são tratados

• Foto ou imagem da nota fiscal, cupom ou comprovante enviada pela equipe da empresa contratante.
• Dados extraídos do documento: fornecedor, valor, data, categoria e a obra, frota ou unidade a que a despesa foi vinculada.
• Identificador de quem enviou a mensagem no WhatsApp, armazenado como hash irreversível (HMAC-SHA256). O número de telefone em texto claro não é persistido no banco de dados.
• Dados de cadastro de usuários do painel (nome, e-mail, perfil de acesso), informados pela própria empresa contratante.
• Dados de contato de visitantes do site e leads, quando preenchidos voluntariamente ao iniciar uma conversa pelo WhatsApp comercial ou por e-mail.

3. Finalidade e base legal

• Registrar, organizar, aprovar e apresentar despesas da empresa contratante no painel, com base na execução do contrato entre o Custteio e a empresa contratante (art. 7º, V, e art. 10 da LGPD).
• Confirmar o recebimento de uma nota e pedir esclarecimento quando a leitura do documento não for confiável, com a mesma base legal.
• Responder a quem entra em contato pelo site (lead, visitante), com base no consentimento manifestado ao iniciar o contato voluntário (art. 7º, I).
• Prevenção a fraude, segurança da informação e cumprimento de obrigação legal ou regulatória aplicável (art. 7º, II e X).

Os dados não são usados para finalidade comercial paralela, para treinamento de terceiros ou para demonstração pública. Ambientes de demonstração usam nota teste ou dados fictícios.

4. Como o documento é processado

A leitura dos campos do documento (fornecedor, valor, data, categoria) passa por um processamento automatizado. Quando a leitura não é confiável (nota manuscrita, valor ilegível, foto com mais de um documento), o sistema pede confirmação ou reenvio antes de registrar o dado como final, e o gestor da empresa contratante aprova ou rejeita cada despesa no painel. Nenhum lançamento se torna definitivo sem essa etapa de conferência.

5. Compartilhamento e transferência internacional

As mensagens trafegam pela WhatsApp Business Platform (Meta Platforms, Inc.), que é o canal de envio e recebimento das fotos e respostas. A hospedagem da aplicação e o banco de dados operam em infraestrutura Amazon Web Services (AWS) com data center na cidade de São Paulo, Brasil. A leitura automatizada dos campos do documento, uma etapa específica do tratamento, é processada por provedor de tecnologia especializado que pode operar fora do Brasil, inclusive nos Estados Unidos. Nessa e em outras hipóteses de transferência internacional, observam-se as garantias exigidas pelo art. 33 da LGPD, como cláusulas contratuais e mecanismos de proteção equivalentes. Os dados de uma empresa contratante não são compartilhados com outra empresa contratante nem com terceiros para finalidade distinta da prestação do serviço.

6. Prazo de retenção

Os dados são mantidos enquanto durar o contrato com a empresa contratante. Encerrado o contrato, os dados são eliminados ou anonimizados em até 90 dias, salvo quando a manutenção for necessária para cumprir obrigação legal ou regulatória, para exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral, ou mediante instrução em contrário da própria empresa contratante enquanto controladora dos dados de seus colaboradores.

7. Segurança da informação

Isolamento de dados por empresa contratante, hash irreversível do número de telefone, controle de acesso por perfil de usuário no painel, comunicação cifrada entre os componentes do sistema e acesso de suporte técnico restrito a análises com autorização e escopo definido. Não há acesso livre aos documentos de uma empresa.

8. Direitos do titular dos dados

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode solicitar confirmação da existência de tratamento, acesso aos dados, correção de dados incompletos ou desatualizados, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, portabilidade, informação sobre compartilhamento, revogação do consentimento e revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado. Quando o dado pertence a um colaborador de uma empresa contratante, a solicitação é dirigida preferencialmente à própria empresa, controladora desses dados; o Custteio, como operador, presta o suporte necessário para atender ao pedido dentro do prazo legal. Pedidos sobre privacidade dirigidos ao Custteio podem ser enviados pelo WhatsApp comercial ou pelo e-mail contato@custteio.com.

9. Alterações desta política

Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças no serviço ou na legislação aplicável. A data no topo desta página indica a versão vigente; alterações relevantes para uma empresa já contratante são comunicadas antes de entrarem em vigor.